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L’organisation d’événements privés à succès exige beaucoup de préparation. Qu’il s’agisse d’une fête intime entre amis ou d’un événement corporatif réunissant plusieurs centaines de personnes, les étapes d’organisation sont essentiellement les mêmes. Pour que tout se passe comme prévu et que les convives soient satisfaits de leur expérience, voici 5 points à prendre en considération lors des préparatifs pour un événement privé :

1. Les invitations

La première impression des gens se fait dès qu’ils reçoivent le carton d’invitation à l’événement. Conséquemment, il ne faut pas négliger cet aspect. Pour des événements informels, il est possible d’envoyer les invitations par courriel. Toutefois, le courrier traditionnel est toujours de mise pour les fêtes et événements de grande envergure.

Plus il y a d’invités, plus vous devrez prévoir un délai étendu afin de recevoir les réponses et de pouvoir ajuster votre liste. Ceci vous servira pour prendre des décisions à propos de plusieurs aspects tels que le menu, le budget nécessaire et le lieu où se tiendra l’événement.

2. La salle de réception

Maintenant que vous avez une idée plus précise du nombre de personnes qui prendront part à votre événement, vous pouvez mieux cibler le genre de salle qui conviendra à vos besoins. Il existe une grande variété de salles de réception et d’endroits adaptés pour accueillir des événements.
Le premier réflexe de beaucoup de gens est de regarder vers les hôtels et restaurants. Toutefois, si vous êtes à la recherche d’un endroit original qui surprendra vos invités, n’hésitez pas à explorer au-delà de la catégorie des lieux plus « traditionnels ».

Beaucoup d’endroits insoupçonnés offrent ce genre de services d’accueil et d’organisation d’événements. Salles de spectacle, anciennes usines, galeries d’art, musées et boîtes de nuit peuvent toutes servir lors de réceptions privées. De plus, chacun de ces endroits offre des caractéristiques particulières propres aux services qu’ils proposent en temps normal, tels que des spectacles ou des expositions d’œuvres d’art. À Montréal, le cabaret music-hall Le Balcon, connu pour ses soupers-spectacles et sa magnifique salle qui présentent des musiciens de calibre international, est disponible à la location et constitue un emplacement de choix pour vos événements privés.

3. La nourriture et les boissons

Que ce soient des collations, des bouchées ou des repas complets, vous devez prévoir la bonne quantité de plats selon le nombre d’invités et selon la durée de l’événement. Certains lieux offrent un service de cuisine sur place, autrement, il est recommandé de faire appel à un traiteur.

N’attendez pas à la dernière minute pour élaborer le menu de l’événement. Avant de choisir les plats, n’oubliez pas de demander aux invités s’ils ont des allergies et de prendre en compte la nature de l’événement. Est-ce que les invités seront assis ou debout ? Combien de temps pourra être consacré aux repas ? Si vous vous sentez un peu perdus, demandez des conseils au traiteur. Le Balcon offre un service clé en main avec possibilités de cocktail dînatoire et de service table d’hôte.

4. Le divertissement

Peu importe la nature de l’événement, il est toujours agréable de prévoir une offre de divertissement. Là encore, il existe de tout pour tous les goûts. Selon le ton et l’ambiance que vous souhaitez installer, vous pouvez engager un animateur, un DJ, un groupe de musique, un conférencier ou un humoriste. Contactez des agences d’artistes ou faites les démarches directement auprès de la salle que vous louez (comme il est possible de le faire au cabaret Music-Hall Le Balcon).

5. Collaborer avec un planificateur d’événements

Si vous ne vous sentez pas d’attaque pour organiser votre événement sans l’appui de quelqu’un qui a de l’expérience dans le domaine, n’hésitez pas à engager un professionnel en la matière. Certains endroits fournissent ce genre de services, mais si ce n’est pas le cas, vous pourrez facilement trouver d’excellents organisateurs d’événements en faisant quelques recherches.

Unique en son genre, le Balcon vous propose une expérience souper-spectacle hors du commun en plein cœur du Quartier des spectacles à Montréal.

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